所有的供应商可能都已意识到，对外商的查询回复一定要快。但是，光“快”是不够的，还要“准”。要准确地回复买家的查询，需要有扎实的英语语言功底、全面的国际贸易业务知识、殷实的本行业知识和商品知识，也就是说业务经理的综合素质要高。这样，在回复买家查询时，就能够做到十分专业。供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要诀：
准确：要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力、准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容。
全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴；另外，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单、结构松散。有时还在邮件中使用网上流行符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。
具体：给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。
清楚：电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是格式都应整洁明了，少使用晦涩难懂的词语或表达法。这里，特别应注意的是中英文表达方法上的差异，尽量使用标准的英文表达，减少中国式的英语。
礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多用正式的表达，少用口语语气；尊重对方的风土人情、禁忌和宗教信仰；人称表达上要尽量少用第一人称，多用“You”，以表示尊重对方，用第一人称时要用“We”代替“I”等等。
很多买家在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业。除了经营产品专一、行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能展示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。
将网上查询转为网下洽谈，也是一个加速了解的好办法。不妨多邀请他们前来参观自己的企业，或者去展览会参观供应商的展位。
