西方有句谚语叫大象从不遗忘。在这点上，货主比大象恐怕有过之而无不及。所以，当货主这回坐下来与船公司进行新一轮年度合同谈判的时候，一定不会忘记过去12个月里自己受到的种种不公道待遇——像过山车一样起伏的运价、订不到舱位、船公司宣布减速、自己的货物被抛到后发的船上以及船公司单方面强收各类附加费，以上还仅仅是货主能够即时回忆到的一小部分。
外部环境依然艰辛，谈判恐怕也不会轻松到哪里去，特别是当船货双方谈到价格和服务标准等核心问题的时候。但是，我们始终有种感觉，就是在谈合同的时候，货主往往并没有用好自己手里的牌。
为此，美国大型货主组织美国国家工业运输联盟(NITL)不久前组织了一场研讨会，专门向货主介绍了如何在年度合同谈判中取得成功的各种策略。
作为NITL的总法律顾问，Thompson Hine律师行的合伙人布斯女士(Karyn Booth)代表跨国公司和运输中间人，如第三方物流公司、无船承运人、货代、经纪人，做了发言。
她说：“很明显，市场环境在变化，这肯定会对即将开始的泛太线年度合同谈判有影响。2009年，我们正处于经济衰退中，货量减少、运力过剩，因此，运价跳水。在当年的合同谈判中，货主是握有主动的一方。然而，今年完全是另外一回事。在某些航线上，运力投放相当有限，而需求却呈现出兴旺之象，特别是在泛太线上，这直接推动了运价上涨。今年，我们将遇到很多新问题。一方面是各家船公司需独立与货主谈判，另一方面则是货主希望自己的供应链能够有保障，确保可以按时发货。”
—— 搞清重点，避免千篇一律
布斯建议货主在坐到谈判桌旁之前先想清楚自己签合同最重要的目标是什么。“合同不应该是千篇一律的，应根据客户的不同要求来订制，这样才能满足不同客户的不同要求。有些人最关注的是价格，但并非所有人都如此。有些人最关注的可能是发货，因此，这些人要求能够保证订到舱位。而对冷藏行业的货主来说，有没有冷藏箱位就变得很重要。”
在一条被称之为“掌控局面”(controlling the playing field)的策略中，布斯建议货主避免采用一成不变的合同文本，不要仅仅把航运当成件商品来看。“举例来说，对一家大型零售商来说，在合同中加入交货时间条款就很必要，但一个废料出口商或许不需要这样的条款。”
布斯还表示，近期，公司被廉价转手或者遭遇投机式收购的事情很多，公司的供应链会发生怎样的变化很难讲清楚。货量有可能变多了，让公司在合同谈判时拥有了更多的筹码，但也完全可能发生相反的情况。“你的公司最近有没有进行过并购，让公司的货量增加从而让你在这次合同谈判中获得更大的议价能力？或者，并购反而降低了你的发货量，因此你需要采取新的策略来保住原来的价格。”她说。
德鲁里近期的一份研报指出，船公司正普遍采用的减速航行策略让班轮在准点率方面的表现变得更差。布斯提醒货主必须好好考核船公司的表现，大胆指出那些必须改善的问题或缺陷。不过，在合同谈判中显然也不能一味挥动大棒，也要适时地给出点胡萝卜才行。 布斯对货主说：“我确信你们的船公司已经做得很不错了。因此，你们想要激励下船公司，以鼓励他们继续好的表现，合同谈判正能够帮上忙。”
对于那些已经与船公司签好合同的货主，布斯表示他们应该寻求“改进文本”，切莫以为一切已是板上定钉。
此外，货主可以有多种方法来增加自己与船公司谈判的筹码，通常是通过加大货量。“如果你是一家全球性的公司、跨国公司或者就算是一家国内的公司，如果有子公司的话，可以把你们的货并在一起签订一份合同。”她说：“如果你的公司没有子公司，《航运改革法》允许你与其他货主合伙，加入到其他货主的合同中。你还可以找中间人，比如无船承运人，来实现这一目标。”
当然，谈判事关船货双方，货主也需要协助船公司，比如，与船公司做好沟通、提供准确的货量预期和计划方面的信息。货主不能只关心价格，因为这样并不能激励船公司为你全心全意地服务。
“别担心在合同谈判中提要求。我经常感到吃惊，有这么多经验丰富的大公司实际上竟没有花时间去思考下他们想要的到底是什么服务。想想怎么来评估你的船公司的表现，或许你们该在准点率、货损货差、装备提供或者其他对你的业务来说重要的方面建立一些指标。我看到过一些合同，货主可以与船公司就交货晚点造成的损失谈赔偿，但这样的合同太少。”她说。
最近几周，由于舱位紧俏，对货主来说，确保获得所需的舱位变得比其他任何事都重要。一般来说，船公司会保证货主在合同中定下的最小货量承诺所需的舱位。“不过，大多数货主定下的最小货量承诺都会低于他们的实际需要。这样问题就来了，当市场环境改变时，货主该怎么做才能保护自己？或许，如果你对货量的预期能够更准确些，并在交货要求上与船公司做好沟通，船公司就能更好地满足你的要求。如果是在一条舱位有限的航线上，并且提高最小货量承诺不会被加收太多的费用，今年你也许应该考虑下这么做。”布斯建议道。
—— 运费怎么谈
运费与其他费用是合同的核心，它可以是一件非常复杂的事。A.P.穆勒-马士基集团销售与商业规划负责人德曼(Kevin Denman)在研讨会上称：“要获得互赢、互满，年度合同是关键。我们需要简化合同。很常见的情况是一个合同里有上百种甚至上千种价格走廊(price-corridor)组合，但事实上大多数货物需要的只是其中很小一部分。这样的复杂性将带来成本增加、浪费与差错，因此我们支持货主在合同中写明想要哪家船公司运哪些货，而对于其他的货要建立其他的机制。”
布斯表示有的货主更青睐包干(all-in)的运价，而有的则希望逐条记载基本运费与各种附加费用。“不管你更青睐哪一种，很重要的一条是把所有适用你货物的运费和附加费都列明到合同中。这会保护你在合同执行期间不受运价普涨以及船公司单方面征收旺季附加费等费用的影响。船公司的运价普涨或者单方面征收附加费会影响你对运费成本的预期、破坏成本的稳定性。因此，锁定你的运费成本，防止各类单方面加价是非常重要的。还要当心费率表和提单条款，它们可以改变游戏规则。这些东西可能被单方面修改，不需要你点头。因此，在合同中要留一手以防万一。”
—— 其它注意事项
布斯还表示大多数泛太线年度合同都是一年为期，从每年5月1日开始执行，但长于1年的合同可以提高运费成本的预期性与稳定性。货主更希望在运价看涨的情况下签订长期合同，这样可免受合同期内市场环境变化(上涨)的影响。但是，在运力过剩或者在某条航线上你货量有限或者你选了一个新承运人的时候则可以考虑签订短一些的合同。“5月1号的框框并没有什么大不了的。你应该考虑的是，日历年或者财政年哪个对你的生意更有帮助。”她补充道。
另外，合同中那些难懂的条文或许会给你带来一些并不愉快的“惊喜”。货主应提防那些允许船公司在完成承运最小箱量义务后就可以解除合同的条款。“这是很常见条款，破坏了稳定性与可靠性。”布斯提醒道。“这样，当舱位紧张的时候，你的货就更有可能被甩箱。有个解决办法是你要求在合同期内你的所有经这家船公司运的货都采用合同规定的价格和条款。”
货主还必须明白合同应该保密，在合同中加入一个条款来实现此效果，这样就可避免信息被泛太平洋运价稳定协议(TSA)或者其他运价协议组织的船公司共享。
最后，如果产生争端了怎么办？通常船、货双方会上法庭见，但这样既费时又费钱。还好，美国联邦海事委员会(FMC)对妨碍合同执行的某些禁止行为有管辖权。“FMC可以提供一个争端的非正式解决方法，比如通过调解，省钱，也不失为一个解决商业问题的简单方法。” 布斯说。