招标文件是供应商准备投标的依据，也是采购方实行评标的重要依据。其准备直接影响到采购的质量和进度。
1、编制招标文件：主要内容：投标人须知、合同条款、技术规格、投标书的编制要求、供货一览表、报价表和工程量清单。
投标人须知，主要内容包括：投标保证金的要求，评标的标准和程序，投标的程序、资金来源，货物原产地要求，招标文件和投标文件的澄清程序，投标文件的内容要求及投标语言要求，投标价格和货币规定，修改和撤销投标的规定，标书格式，投标有效期和截止日期，开标时间和地点等。
合同条款：一般合同条款，包括买卖双方的权利和义务，运输、保险、验收程序，价格调整程序，付款条件、程序以及支付货币的规定，履约保证金数量、货币及支付方式，不可抗力因素，延误赔偿和处罚程序，合同终止程序，解决争端的程序和方法，合同适用法律、税收的规定等。特殊合同条款，包括：一般合同条款的增减，保险的要求和交货条件，履约保证金的具体金额和提交方式、付款方式和货币要求，解决争端的具体规定，零配件和售后服务的具体要求等。
技术规格：它规定了所购货物、设备的性能和标准。一般采用国际或国内公认的标准。
投标书的编制要求：是招标单位对投标供应商投标内容的书面声明的一种规定。其内容主要包括：投标文件的构成，投标保证金的数量，总投标价(应分别以数字和文字形式表示)，投标书的有效期等。
供货一览表、报价表和工程量清单：供货一览表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等。
2、发布招标通告：标书编制完成后，就要选择一定的媒体进行招标通告的发布。招标通告的一般包括：采购实体的名称和地址，资金来源，采购内容简介，获取招标文件办法和地点，希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表，采购实体对招标文件收取的费用及支付方式，提交投标书的截止日期，投标保证金的金额要求和支付方式，开标日期、时间等。
3、进行资格预审：一是对供应商的合法地位和信誉等进行的基本资格预审，二是对已具备基本资格的供应商履行拟定采购项目能力审查的专业资格预审。采购单位在规定的时间内，按照资格预审文件中规定的标准和方法，对提交资格预审申请书的供应商进行上述审查，以确定参加投标的供应商名单并向其出售标书。
