举例，假设咱们与客户拟定10月20日出货，运往澳大利亚的悉尼港口。注意并不是每天都有船开往悉尼的。开船航次通常会以周为单位，比如说规定逢周二、周五有船。经查20日是周四，之前最接近的航次是18日周二的船。这样一来，18日才是咱们实际操作中的最后交货日（可能的话，最好安排提前一个航次，比如说14日周五的船。这样即使届时有什么延误赶不上船，咱们也还可以走18日的航次，期限内完成交货。否则就只能通过倒签提单解决了）。
18日的船，按照规定必须提前半天到一天截止装船，即行话中的“截放”，更须提前一两天完成报关装船事宜，行话称为“截关”。故一般情况下我们应在16日左右把货物运至码头并完成报关。而在本案例中，16日逢周日，稳妥起见，最好在上周五即14日完成报关。考虑到订舱及安排拖车装柜所需时间，提前一周为宜。所以，11日左右向货代订舱，14日左右完成报关，18日如期上船是本案例中比较稳妥的办法。可见，合同约定20日交货的，到了实际操作中咱们11日就要动手准备了。
当然，紧急情况下通过货代帮忙，咱们可以在短时间内完成报关出货。仍依上例，18日的船17日才完成报关上船的也不是不可能，但毕竟太玄，非常规做法。
了解了过程，基本上就理解了时间安排的惯例，即一般提前1周订舱，提前两天完成货物进仓和报关事宜。在与货代配合熟稔之后，时间可以安排得紧凑一些，提前三五天订舱都还赶得及。
其中需要格外注意的就是节假日和周末的影响。因为报关出运需要出口方、货代、码头、海关等几方操作，节假日和周末特别容易造成配合与联系上的脱节。尤其春节、“五一”、“十一”长假，是海运出货最容易出问题的时段，而一旦出问题就没法及时解决。因此在与客户订立合同的时候，最好避免在长假内出货。实在需要假期内出货的，首先把“官方机构”的衔接工作在假期前解决，同时与货代工厂之间保持密切联系，索要经手人的手机号等应急联系方式，预先理顺操作环节，估计可能的意外并准备必要的应急预案。
刚开始做外贸的时候该准备些什么，如何在网上寻找客户，如何计算产品的价格，如何报价等等，这些东西都并不难。只有等客户确实有采购意向了，外贸才真正进入实质性阶段。之前的工作，只要知道如何做就行，而接下来，就多少需要一点理论基础了，得知道“为什么要这么做”，一来不至于被各类手续搞晕，二来咱们也可以清楚哪些地方需要循规蹈矩，那些地方可以耍点儿花招---不灵活应对，如何斗得过外贸界那些如狼似虎的竞争者？不必担心，这里说的“理论基础”不是教科书上那些望而生畏的公式。不过话说回来, 如果正经学过国际贸易，对理解这些东西大有好处，人家大学四年也不是白混的。
外贸是什么？路人甲：“我知道！---外贸就是跟外国人做生意！”。不，弟兄们修炼到目前的层次，答案就不一样了：所谓外贸，就是买卖一堆纸片。
对比一下外贸和咱们到楼下菜场买个西瓜的不同点：买西瓜的时候，现看现挑，八角块二地砍价，讲好选好，给钱抱瓜走人。外贸就不行。首先双方一般见不着面，也看不到货（可以看个样品，但毕竟不是真正交易的大货）。量又大，不管搁谁手里都得花一大笔的储藏费。路又远，运费贵----按外贸行业最便宜的海运集装箱运输方式算，一个集装箱从广州运到德国汉堡，光运费就上万。再加上国家贸易以中间商批发商居多，香港商人从大陆采购，也许是卖到美国。这么一堆货物在世界上搬来搬去，成本算下来大米都要变黄金了。怎么办？干脆，货尽量不动，用一套文件作为货物的代表与象征，贸易商之间就倒卖这套文件，最后谁拿到这堆纸片，这批货物就算谁的，方便省钱。
这样一来，货物在外贸中，基本上就在三点移动：出发地港口、远洋货轮、目的地港口。而代表货物的文件，则尽情折腾转手不碍事。
