2、进口单位在办理备案业务时，须对应提供下列单证：
（1） 进口付汇备案申请函（申请函内容应包含申请备案原因及备案内容）；
（2） 进口合同正本及主要条款复印件；
（3） 开证申请书（如备案原因为“远期信用证”，则该开证申请书上应有银行加盖的业务章）；
（4） 进口付汇通知单及复印件（如结算方式不为“托收”，则企业可不提供该单据）；
（5） 电汇申请书（如结算方式不为“汇款”，则企业可不提供该单据）；
（6） 进口货物报关单正本、复印件及IC卡（如备案原因不为货到汇款、信用证展期，则企业可不提供该单据及IC卡）；
（7） 结汇水单/收帐通知单或转口所得的信用证（如备案原因不为“境外工程使用物资”、“转口贸易”，则企业可不提供该单据）；
（8） 预付款保函（如备案原因不为“90天以上到货”、超过15％且超过等值10万美元的预付货款，则企业可不提供该单据）；
（9） 进口付汇备案表；
（10）特殊备案情况下，外汇局要求提供的其他凭证、文件。
上述单据的内容必须真实、完整、清晰、准确。
3、企业在办理进口付汇备案业务时应根据不同的备案情况对应提供上述单据，并按照下列要求完成备案手续：
（1） 企业应提前三个工作日将有关单据交外汇局核销业务人员初审；
（2） 初审无误，审核人员将单据报送主管领导审批；
（3） 业务人员应于企业备案当日（或次日，“受外汇局真实性审核进口单位名单”内企业除外）将通过初审的单据报送主管领导审批；主管领导在次日（或第三日，“受外汇局真实性审核进口单位名单”内企业除外）将审批结果退审核人员；对于审批未通过的备案，审核人员须及时向企业讲明原因。
（4） 审批通过后，由审核人员通知企业（或由企业主动查询）备案结果，并将加盖“进口付汇核销专用章”的备案表及所附单证退还企业；同时，将备案表第四联及有关单证复印件一并留存、输机；
三、服务监督机制
企业在办理付汇报审、备案业务时，如有疑问可来人直接向核销业务人员咨询；
核销业务人员在对外办理业务或接待来人咨询时，应挂牌服务；
如企业在办理日常业务中发现核销业务人员未按有关法规办理业务并对企业造成损害的，可直接向其主管上级领导反映、投诉。
