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    外贸跟单员工作流程 收藏

  •   跟单员对出口货物的跟单工作主要有: 

      (1)接单 

      (2)跟进生产 

      (3)催审单证 

      (4)出货跟踪 

      (5)制单结汇 

      一.接单的形式:在出口贸易中,最常见的是: 

      (1)合同:合同有销货合同和购货合同。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。 

      (2)确认书:它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书和购货确认书。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。 

      而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。 

      还有协议书,意向书,订单和委托订单等。 

      要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。 

      1.接单的程序:询盘,发盘,还盘,接受等环节。 

      (1)询盘:又叫询价。 

      (2)发盘:又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 

      (3)还盘:又叫还价。 

      (4)拒绝还盘

      (5)接受买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。 

      2.审单:即审核合同 

      2.1.审单内容: 

      产品名称、规格 

      质量 

      数量 

      单价、总额 

      价格条款 

      付款方式 

      包装要求 

      交货期 

      交货方式 

      2.2.审单方法: 

      (1)产品名称,规格:审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

      (2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。 

      (3)数量:应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。 

      (4)单价,总额的审查: 

      1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 

      2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元) 

      (5)价格条款的审查:出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有: 

      FOB船上交货价(指定装运港的价格条件) 

      CIF成本+保险费+运费(指定目的港)价格。 

      FCA(用于空运)byair 

      (6)付款方式审查: 

      1.付款方式是否能接受?LC,付定金,等等。 

      2.支付的货币能否接受? 

      (7)包装要求的审查: 

      1.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受? 

      2.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做? 

      3.客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书,唛头) 

      (8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。 

      (9)交货方式的审查:运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。 

      注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。 

      关于样品:要获取订单,备好样品是很重要的一步。 

      1.寄目录,样本: 

      2.准备样品。 

      (1)工厂现有的款式 

      要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。 

      作为跟单员,我们要做到: 

      A:有完整的产品资料,主动进行宣传。 

      B:新品的成本,价格要进行核算。 

      C:新品的制作要留有实样。 

      D:客户的来样要保存好原样。 

      形式发票:PROFORMAINVOICE 

      买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。 

      为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。产品信息(品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。 

      签订合同后跟单的主要程序: 

      以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为: 

      备货及生产跟单 

      催审单证 

      订仓装船 

      制单结汇